Nome, telefone, endereço, documentos, dados financeiros e informações sobre preferências circulam por formulários, planilhas, sistemas e aplicativos de mensagem. Para cumprir a legislação e reduzir riscos, a empresa precisa saber por que coleta cada dado, quem acessa e por quanto tempo o mantém.

Comece pelo caminho percorrido pelos dados

A empresa precisa identificar quais informações recebe, de onde vêm, onde são armazenadas, com quem são compartilhadas e quando deixam de ser necessárias.

Esse mapeamento costuma revelar cadastros duplicados, acessos excessivos e arquivos mantidos sem finalidade definida.

Colete apenas o que possui finalidade

Pedir informações por hábito aumenta a responsabilidade sem necessariamente gerar benefício. Cada dado deve estar relacionado a uma finalidade legítima e a uma base legal adequada.

Também é preciso informar o titular de forma clara sobre o tratamento, sem depender de textos genéricos que não correspondem à atividade real.

Controle quem acessa e compartilha

Planilhas abertas, senhas compartilhadas e documentos enviados para contas pessoais ampliam o risco de uso indevido e vazamento.

Os acessos devem ser compatíveis com as funções. Fornecedores de sistemas, marketing, contabilidade e outros parceiros também precisam ser considerados nos contratos e nos procedimentos.

  • perfis de acesso por função;
  • senhas individuais e autenticação adequada;
  • regras para envio e armazenamento de documentos;
  • contratos com prestadores que tratam dados;
  • procedimento para desligamento e revogação de acessos.

Defina prazos e descarte seguro

Guardar todo documento indefinidamente não é sinônimo de segurança. A empresa deve conciliar obrigações legais, defesa de direitos e necessidade operacional para estabelecer prazos de retenção.

Ao final, arquivos físicos e digitais precisam ser eliminados de forma segura, inclusive cópias em dispositivos e pastas compartilhadas.

Prepare uma resposta para incidentes e solicitações

A empresa precisa saber quem será acionado quando ocorrer perda, acesso indevido ou envio incorreto de informações. A demora e a desorganização podem aumentar o impacto.

Também devem existir canais e procedimentos para solicitações de titulares. Treinamento, revisão de contratos e atualização de rotinas tornam a proteção de dados parte da operação, e não apenas um documento no site.